Au début, un hasard

Je recherchais un logiciel de prise de notes. Je voulais éviter les fichiers dispersés. Ils rendent l’information difficile à retrouver, et sont à l’origine d’une perte de temps non négligeable. Je souhaitais un sytème avec un fichier unique, des classeurs, des onglets. J’ai découvert deux logiciels intéressants :

Keynote : logiciel classique, il répondait à mes attentes.

FreeMind : original, l’information était classée sous forme d’un réseau "neuronal". Cette représentation évoquait, pour moi, les arbres décisionnels : utilisés pendant nos études, ils sont bien adaptés au raisonnement médical. J’ai eu envie d’essayer et de comprendre mieux le concept sous-jacent à l’utilisation de FreeMind : le Mind Mapping, ou carte heuristique, encore nommée carte d’organisation d’idées, technique développée aux Etats-Unis dans les années 70 par Tony BUZAN.

Exploration du concept

Il existe, sur Internet un site particulièrement intéressant : Pétillant, LE site français de la carte heuristique. Il en explique les principes de base, donne des trucs et astuces essentiels, présente un large choix de logiciel, une solide bibliographie, et propose, également des formations.

Si le concept vous intéresse, c’est le site à visiter. Il m’a offert des éléments essentiels de réflexion et des pistes d’action, pour commencer à travailler.

Une bibliographie de base est à conseiller :

Deladrière, Le Bihan, Mongin, Rebaud, Organisez vos idées avec le mind mapping : ce livre est axé sur l’utilisation du concept dans l’entreprise Il est simple, pratique, c’est une référence, LE livre à acheter.

Margulies (Nancy), Les cartes d’organisation d’idées : il s’agit, ici, d’une méthode de réalisation des maps manuelles, plutôt dans un contexte éducatif, et donc d’une utilisation plus restrictive. Mais c’est un superbe bouquin et on a pas toujours un ordinateur avec soi pour prendre des notes...

FreeMind, un logiciel performant

Après quelques essais, j’ai tenté de réécrire quelques procédures avec FreeMind. Avec le recul, je vois un certain nombre d’avantages à mettre, en ce domaine, au crédit des logiciels de Mind Mapping : l’utilisation de mots-clés, d’arbres de décision, la mise en relief, les couleurs, les polices, les "nuages" sont des éléments utiles à la compréhension globale. Ils permettent d’appréhender plus finement les processus : la faculté d’en représenter l’ensemble sur une seule page permet un meilleur questionnement. Les anomalies sont beaucoup plus faciles à repérer.

Ainsi, beaucoup de difficultés pratiques sont résolues par cette simple vision globale.

L’avantage de l’informatique est l’évolutivité de la représentation : on peut la modifier au fur et à mesure de son utilisation. Point n’est besoin de tout réécrire...

La lecture d’une procédure ainsi représentée est beacoup plus rapide. Lire la carte ne prend que quelques instants. On va droit au but, et on est immédiatement opérationnel.

Au bout du compte, j’ai une perception très positive de ce type de représentation et de son application informatique. Cette perception semble partagée par mon équipe.

Ce concept peu paraître surprenant. Je le conçois. Il est ludique, mais il est, surtout, redoutablement EFFICACE. Et pourquoi ne pas travailler de façon agréable quand cela est possible ?

Pour finir, FreeMind à un avantage considérable : il est gratuit, permet de travailler en réseau, génère de façon autonome des fichiers Acrobat, et est compatible avec toutes les plateformes en service : Windows, Linux, Mac. Il est, de plus, capable de travailler avec GanttProject, le logiciel libre de gestion de projets. Il ne lui manque qu’un meilleur rendu graphique et des possibilités d’exportation vers Office. Mais cette dernière insuffisance peut être facilement contournée.

Map It ! le meilleur compromis coût/efficacité

Ce logiciel est d’une utilisation très semblable à FreeMind. Il s’en démarque par d’excellentes possibilités graphiques. Il propose, entre autres, une coloration automatique des branches, et les images sont très faciles à insérer. On peut même se constituer une banque d’images personnalisées. L’autre avantage de ce logiciel est son extrême rapidité. La frappe de groupes de mots dans une fenêtre est possible. Ces mots se transformeront en autant de sujets secondaires dès qu’on aura appuyé sur Entrée. Le déplacement des concepts par cliquer-glisser est, également, d’une rapidité sans pareil.

C’est pour moi, le logiciel le plus adapté à la prise de notes en réunion.

Map It ! permet un certain nombre d’exportations :

Vers Office :

Word : le document issu est hiérarchisé avec exportations des couleurs de la carte. Excellent.

Powerpoint : la réalisation de diaporamas PowerPoint est d’une très rapide. Au final, il n’ya que peu de travail de mise en forme à réaliser avant présentation définitive.

Autres :

Images : non prévu. On peut facilement contourner cette limite par un copier coller de la carte dans OpenOffice, par exemple.

Acrobat : non prévu, mais il suffit d’installer l’imprimante virtuelle et gratuite PDFCreator.

Malheureusement il n’a pas été prévu d’exportation HTML (Internet)... Cela est d’autant plus regrettable quand on connaît l’intérêt de ce type de logiciel en terme de logique de structure de sites (d’autres logiciels comme Inspiration ou MindManager le permettent).

Les quelques domaines que j’ai pu tester au cours de ces quelques mois sont les suivants :

- présentations

- diaporamas PowerPoint

- prise de note en réunion

- organisation personnelle

- gestion de ressources

- animation de réunions

- rédaction de fiches mémo

- procédures

- brainstorming

Un autre avantage de Map It ! est son coût raisonnable, d’environ 100 euros.

En France, on peut l’acheter en téléchargeant le bon de commande sur ce lien : Map it ! > Acheter une licence

Ressources Internet :

- Présentation de Map it !

- Site officiel

De l’intérêt de dessiner ses cartes à la main

En s’affranchissant des limites d’un logiciel, une plus grande liberté de représentation peut s’exprimer : Il n’y a plus de limite de forme ou de positionnement. La feuille peut être totalement occupée.

Cette technique paraît très supérieure pour mémoriser les concepts :

- utilisation de mots-images,

- dessins plus évocateurs,

- l’efficacité du simple fait d’écrire...

Attention, cette technique nécessite une certaine pratique : Il faut écrire lisiblement. Des dessins simples mais représentatifs des concepts suffisent mais...

Au total, une technique plus contraignante. La réorganisation nécessite une réécriture de la carte. Le coloriage est utile dans le processus de mémorisation, mais il nécessite, lui aussi, du temps.

Réflexions

Le niveau de compréhension d’une carte heuristique dépend : de son niveau de détails, de la présence ou non, du lecteur à la réunion pendant laquelle la carte a été écrite, d’un texte plus complet éventuel associé.

Le niveau de détail nécessaire est variable selon sa destination :

- plans : faible

- mémorisation : moyen

- diaporamas : moyen voire exhaustif

- articles : faible à exhaustif

- procédures : exhaustif

En conclusion

Une technique efficace :

- des diaporamas Powerpoint plus concis, plus logiques,

- des plans d’article plus efficaces,

- la possibilité de réaliser des articles de synthèse à partir de plusieurs maps,

- la possibilité de structurer de notes informelles.

Une technique rapide qui permet :

- de rédiger des compte-rendus de réunion distribués dans la foulée,

- de réaliser des diaporama PowerPoint plus rapidement,

- de présenter une map sans passer par un diaporama.

Une grande facilité de mémorisation pour les cartes :

- l’utilisation de polices différentes,

- les images,

- les liens entre les concepts,

- les couleurs,

- la faculté de structurer facilement les sujets, quels qu’il soient,

- l’utilisation de la synergie cerveau droit-cerveau gauche, source d’une amélioration des performances.

Les domaines d’application sont à explorer plus complètement et certainement très vastes. Des logiciels comme MindManager ou Inspiration peuvent nous y aider, par leurs performances ou l’utilisation de concepts voisins (concept mapping en plus du mind mapping pour le second).

N.B. Deux remarques :

- Vous pouvez cliquer sur les mots écrits en bleu, cela vous permet d’aller directement sur les sites concernés.

- En bas de la majorité de mes articles, des documents à télécharger avec une carte heuristique au format Acrobat , lisible par tout le monde et une ou plusieurs cartes dans des formats spécialisés. Ici FreeMind et Mindmanager.